PENGURUSAN PRESTASI KERJA

 (PERFORMANCE MANAGEMENT)

Penilaian prestasi kerja merupakan mekanisme penting dan berkesan dalam Pengurusan Sumber Manusia bagi mengawal dan memastikan prestasi kerja pekerja selari dengan matlamat dan objektif sesebuah organisasi.Penilaian prestasi kerja telah diterima menjadi doktrin untuk menjamin kecermelangan organisasi.Pengurus akan membuat penilaian terhadap pekerja untuk menentukan ganjaran, kenaikan pangkat, pembangunan karier, peningkatan reputasi. Dalam melaksanakan penilaian prestasi kerja, perkara yang perlu dipertimbangkan adalah prestasi pengurus yg cemerlang dan menjadi contoh kepada pekerja bawahannya.

 

      Untuk memperkenalkan pengurusan prestasi kakitangan,beberapa strategi perlu dilakukan oleh organisasi. Diantaranya adalah :-

1. Harus berhubungkait dan menyokong misi organisasi 
2. Mesti sehaluan dan bersesuaian dengan budaya organisasi 
3. Mesti mendapat komitmen dan kerjasama sepenuhnya dari pucuk pimpinan organisasi

     Terdapat beberapa faktor yang boleh mempengaruhi prestasi yang dibuat oleh pengurus. Diantaranya adalah faktor umur, personaliti, jantina, bangsa, hubungan kekeluargaan, prestasi pekeja yang lepas dan sekarang serta reaksi individu yang dinilai (pekerja). 

  

       Walaubagaimanpun, pada zaman globalisasi, kebanyakan organisasi telah memilih untuk melakukan penilaian pekerja melalui " online" , di mana ianya dapat menjimatkan masa, tenaga dan pekerja sendiri dapat melihat kesan penilaian dengan segera. Sistem "Online" ini bukan sahaja diisi oleh pengurusa, malah pegawai yang dinilai juga perlu mengisi butiran yang diperlukan secara "online" Kebanyakan format penilaian prestasi adalah sama terutama di Sektor Awam. Di antara, perkara-perkara yang perlu diisi adalah Maklumat diri pegawai yang dinilai, kegiatan/sumbangan di luar tugas rasmi, jenis latihan yang dihadiri sepanjang tahun dan latihan yang diperlukan bagi meningkatkan produktiviti kerja. 

    Rajah di bawah menunjukkan contoh penilaian prestasi secara " online" oleh Universiti Sains Islam Malaysia (sumber : www.usim.edu.my)

 
         Kesimpulannya, penilaian prestasi kerja ini adalah sangat penting dan berguna bagi meningkatkan produktiviti dan kecemerlangan kakitangan selaras dengan perkembangan era globalisasi. Majikan sepatutnya memberi sokongan dan dorongan yang sesuai kepada kakitangan bagi mendapatkan keputusan penilaian prestasi kerja yang dikehendaki seterusnya dapat mencapay matlamat organisasi.

Electronic Learning (e-learning )

  Pembelajaran Elektronik (e-learning) secara amnya merujuk kepada mana-mana  pembelajaran menggunakan cara elektronik. e-Pembelajaran boleh diperolehi ke atas pelbagai media penghantaran bergantung kepada pendekatan yang diambil: -

• Media Cetak ( termasuk buku teks tidak kira secara "online" atau manual)
• Audio ( e.g.: traditional audiotapes, CDs, MP3s, WAV)
• Video ( e.g.: traditional videotapes, CD-ROMs,video interaktif, DVDs)
• Lain-Lain sumber media( termasuklah hypermedia, collaborative, software  atau " social network technology" seperti laman web, ruang perbincangan, e-mails, blog, YouTube, Facebook, and Twitter)

     Teknologi lain yang digunakan dalam e-pembelajaran merangkumi penilaian bantuan komputer, animasi, simulasi, permainan dan elektronik sistem sokongan prestasi (EPPS). EPSS selalunya termasuk pembantu (contohnya: Microsft Pembantu Pejabat), asas pengetahuan, bantuan dan fungsi aktif.

     Beberapa media yang ada di dalam e-pembelajaran mungkin interaktif, iaitu, pelajar berinteraksi dengan pihak media. Beberapa kaedah e-pembelajaran untuk menangani keperluan latihan yang berbeza adalah seperti berikut: -

• Latihan berasaskan komputer untuk latihan berasaskan teknologi ( e.g.: CD-ROMs, DVDs and interactive video)
• Latihan berasaskan multimedia ( contoh: pengalaman latihan menggabungkan teks, warna, grafik, audio dan video untuk melibatkan pelajar)
• Pembelajaran Jarak Jauh (contoh: kursus menyediakan sokongan dalam talian dan panduan kepada pelajar dengan pek kursus, termasuk yang dicetak)
• Pembelajaran Terbuka  (Contohnya: pelajar mempunyai kawalan penuh tentang berapa, apa bila, di mana dan apa yang berlaku semasa sesi pembelajaran)
• Pembelajaran Talian ( Mana-mana tawaran T & D yang melibatkan teknologi mudah alih seperti alat digital peribadi (PDA), telefon bimbit dan pemain MP3)
• Pembelajaran berasaskan laman web (Apa-apa latihan dan pembelajaran yang berlaku dalam talian, yang melalui World Wide Web (www)

     Sebagai kesimpulan, e-pembelajaran boleh menjadi salah satu pembelajaran interaktif dan boleh menjadi latihan yang dapat meningkatkan pengurusan prestasi. Sebagai contoh terbaik, e-pembelajaran @ UTM (Universiti Teknologi Malaysia) (www.elearning.utm.my) memberi pengetahuan kepada pelajar dan kuliah.

Rujukan :-

1. Archibald, D (2005). Rapid e-learning : A growing trend. Retrieved May 10,2007, from www.learningcircuits.org/2005/jan2005.archibald.htm
2. Bersin, J (2005). Makinh rapid e-learning work. Chief Learning Officer, 4(7), 20-24

   

KOMPONEN MENJALANKAN PEMBANGUNAN LATIHAN MELALUI TEKNOLOGI MAKLUMAT

     Secara tradisinya, aplikasi perisian latihan telah digunakan untuk merekodkan maklumat yang berkaitandengan pentadbiran latihan (Noe, 2002).Pada hari ini, organisasi meletakkan permintaan yang lebih besar mengenai permohonan latihan dari segi keserasian dengan sistem sedia ada, analisis berfungsi dan akses kepada memenuhi keperluan perniagaan.

    Komponen yang pertama adalah maklumat diri pekerja, di mana bahagian ini amat penting untuk mengenalpasti latar belakang pekerja terlebih dahulu sebelum sesuatu latihan ini dapat diberi. Contohnya nama pekerja, no. pekerja, jawatan, jabatan yang diduduki dan pengalaman bekerja. 


   Seterusnya, sebelum menjalani sesuatu latihan, pengurus perlu mengenalpasti prestasi pekerja. Pengurus perlu mengetahui tahap kelemahan yang ada pada pekerja bawahannya dan latihan yang amat diperlukan untuk meningkatkan produktiviti individu dan organisasi. Bahagian ini terdiri daripada pendidikan pekerja, tahap prestasi pekerja pada masa lalu dan sekarang. 


    Setelah komponen kenalpasti dapat disenarikan, barulah pengurus boleh menyusun latihan dan kursus yang sesuai dengan individu, organisasi dan tugas. Pada bahagian ini, pengurus perlu menyenaraikan jenis-jenis latihan, model latihan, objektif latihan
, metodologi latihan, waktu latihan dan tempat latihan diadakan. 


     Kemudian, pengalihan latihan perlu direkabentuk untuk memastikan latihan yang disenaraikan dapat dijalankan mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Kebiasaannya, ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan sikap individu semasa menjalani latihan. Ianya boleh dilakukan dengan cara mengadakan latihan berbentuk forum, video, dan latihan kemahiran fizikal di luar pejabat. 


      Komponen yang terakhir adalah program penilaian. Pengurus organisasi perlu menyediakan satu borang kajian kepuasan latihan sama ada pekerja boleh mengisinya melalui manual atau "online". Dengan cara ini, pengurus boleh menerima maklumbalas dengan segera tidak kira positif atau negatif daripada pekerja mengenai latihan yang telah mereka hadiri.

Rujukan :-

1. Boydell, T.H. (1983). A guide to the identification of training needs. London : British Association for Commercial and Industrial Education

         

       

KESIMPULAN :)

  Teknologi mkalumat bukan ahaja berjaya menerajui biang perindustrian, tetapi telah tersebar kegunaannya di sektor perniagaan. Kehadiran teknologi maklumat telah memberi peluang kepada organisasi untuk bersaing di pasaran. Ini adalah kerana maklumat yang diperolehi adalah lebih cepat dan tepat.

        Adalah agak ketinggalan jika pengurusan organisasi tidak mengambil inisiatif ke atas peluang yang besar ini untuk memperbaiki mutu perniagaan mereka dan meningkatkan hasil produk dan perkhidmatan mereka. Selain itu, sistem maklumat juga dapat memudahkan pihak pengurusan organisasi mengurus, merancang dan mengawal perjalanan organisasi seiring dengan perubahan dunai ke arad globalisasi.Dalam persekitaran yang dinamik, keupayaan organisasi untuk mengekalkan dan meneruskan reputasi menerusi sistem pengurusan sumber manusia yang cekap  dan terlatih supaya menampilakn perkhidmatan yang dapat menarik pelanggan secara berterusan adalah penting. 

         Walaubagaimanapun, penerimaan dan penggantian sistem maklumat adalah berbeza. Ianya bergantung kepada jenis dan keperluan sesebuah organisasi. Pencapaian pengurusan sistem maklumat sesebuah organisasi adalah bergantung kepada kemampuan dan kepekaan pihak pengurus untuk membaca dan menganalisis persaingan dari dari persekitaran yang wujud. Oleh itu, kemajuan sistem maklumat perlu dioptimumkan agar masalah ancaman yang lebih mencabar dapat diatasi.

Terima Kasih
Hamizah binti Mohd

References:-

1. Wiseman, C. (1988). Strategic Information Systems, Irwin, Homewood, Illinois 
2. Callon, J.D., (1996). Competitive Advantage through Information Technology. New York: McGraw Hill, USA.
3. Susan Heathfield. (2000). About.com Human Resources

MODEL GLOBALISASI DALAM SISTEM MAKLUMAT SUMBER MANUSIA

       Penglobalisasian menerusi Sistem Maklumat Sumber Manusia menitikberatkan aspek sejagat dalam pasaran dan persaingan global.Dunia semakin berubah dan sebagai pengurus organisasi, mereka perlu mengolah strategi terbaik untuk menguruskan organisasi, sistem dan staf di dalam organisasi. Oleh iu, terdapat empat (4) jenis globalisasi dalam sistem maklumat sumber manusia iaitu Multi-Nasional, Global, Antarabangsa dan Transnasional.

      Organisasi berbentuk multinasional merupakan sebuah perbadanan yang mempunyai kemudahan dan aset lain sekurang-kurangnya satu negara selain daripada negara asalnya. Syarikat-syarikat itu mempunyai pejabat dan / atau kilang-kilang di negara-negara yang berbeza dan biasanya mempunyai ibu pejabat yang berpusat di mana mereka menyelaraskan pengurusan global..Hampir semua syarikat multinasional utama adalah terletak di negara  Amerika, Jepun atau Eropah Barat, seperti Nike, Coca-Cola, Wal-Mart, AOL, Toshiba, Honda dan BMW. Seperti di Malaysia, syarikat di bawah jenama Honda terutamanya, sangat popular dalam menjual perkhidmatan dan produk kepada penduduk Malaysia, walaupun Malaysia telah mempunyai syarikat pengeluar kereta sendiri.(hayati@habibah Abdul Talib, UTM; 2002)

    
      Manakala organisasi global menjadikan pengurusan organisasi di negara asalnya  sebagai saluran  penghantaran sistem maklumat sumber manusia daripada  syarikat induk di negara lain. Kebanyakan strategi dari segi sumber perkhidmatan, aset, tanggungjawab dan pembuat keputusan dalam organisasi global akan disatukan menjadi seragam untuk memaksimumkan kecekapan. Sebagai contoh, Syarikat Telekomunikasi Maxis Sdn Bhd, menjadikan Malaysia sebagai pengeluar utama produk dan perkhidmatan mereka dengan menjadikan Malaysia sebagai pusat penghantaran sistem maklumat sumber manusia yang beroperasi di Suria KLCC. (http://www.maxis.com.my)

         Model HRIS yang ketiga adalah antarabangsa. Model jenis organisasi ini menganggap unit-unit yang di berada luar negara sebagai dermatologi yang hanya wujud untuk menjalankan matlamat organisasi pusat. Kelebihan yang besar adalah fokus pada perkongsian pembelajaran antara sempadan dan inovasi seperti di dalam sektor bank dan automotif.Contohnya, HSBC Bank Malaysia Berhad yang merupakan anak syarikat milik penuh Kumpulan HSBC. HSBC Holdings plc, syarikat induk Kumpulan HSBC, beribu pejabat di London. Walaupun syarikat ini beribu pejabat di London, tetapi konsep dan pelaksanaan strategi pengurusan organisasi adalah atas tanggungjawab pengurusan di Malaysia dan hanya menjadikan ibu pejabat sebagai medium penyebaran maklumat sahaja.(http://www.hsbc.com)

    
     Model HRIS yang terakhir adalah Model Transnasional. Model ini merupakan model yang sangat kompleks, di mana mereka akan melabur di dalam pelaburan asing, mempunyai kemudahan korporat secara berpusat, tetapi membuat keputusan dan kuasa penyelidikan dan pembangunan bersama-sama. Model ini adalah gabungan "syarikat multinasional", "syarikat global" dan "syarikat antarabangsa" yang merujuk kepada syarikat yang mempunyai pemegang saham, operasi, dan jualan di kebanyakan negara-negara di dunia. Contohnya, Nestlé yang mempunyai banyak cawangan di seluruh dunia, menggunakan motto organisasi yang sama di setiap cawangan iaitu " Creating Shared Value" dan Nestle juga komited dengan "Business Principles" mereka di setiap negara.(http://www.nestle.com )

     Kesimpulannya, setiap organisasi pada era ini sedang berlumba-lumba bersaing  sesama sendiri.  Oleh itu, setiap daripada model sumber manusia di atas, mempunyai strategik dan sistem pengurusan yang berbeza dari segi keupayaan, operasi, pegurusan, pengetahuan dan pengawalan organisasi.



Rujukan :-

1. Karen V. Beaman (2003). The New Transnational HR Model: Building a Chaordic Organization. Pp1-27.
2. Karen Beaman and Alfred J. Walker (2000). Globalizing HRIS: The New Transnational Model. IHRIM Journal, pp 30-43.
3. Karen V. Beaman (2000). On Globalizing HRIS: Moving to a Transnational Solution. Pp. 33-36.



PENGAMBILAN PEKERJA SECARA ELEKTRONIK 

@ e-recruiment

    Di dalam sesebuah organisasi, terdapat beberapa jabatan yang menggunakan sistem maklumat sebagai sumber untuk meningkatkan cara kerja dan kecekapan jabatan tersebut. Antaranya, Jabatan Sumber Manusia. Jabatan Pengurusan Sumber Manusia adalah sebuah jabatan yang menguruskan semua aktiviti berkaitan dengan pekerja di dalam sesebuah organisasi. Antara aktiviti yang sering dilakukan adalah pengambilan pekerja. Pengambilan pekerja mahir, separuh mahir, atau tudak mahir boleh dilakukan melalui bantuan peralatan teknologi maklumat seperti internet. Keadaan ini dikenali sebagai Internet Recruitment atau " Online Recruitment" melalui laman web organisasi sendiri.

    Menurut Balbir (2000;hlmn.46), pengambilan pekerja melalui maya adalh dibuat melalui kaedah pengambilan berdasarkan web-based. Ia direkabentuk untuk membantu pihak pengurusan meningkatkan kecekapan dalam pengambilan pekerja. Ia merupakan salah satu cara pengambilan yang mudah dicapai (user-friendly) serta digunakan oleh kedua-dua pihak, iaitu organisasi dan pekerja. Berikut merupakan beberapa contoh "web based" dari beberapa organisasi yang ada di malaysia .

       Pengambilan pekerja secara maya mempunyai beberapa proses , di mana proses-proses ini ditentukan oleh organisasi sendiri. berikut, merupakan proses-proses yang boleh dijadikan panduan untuk organisasi yang mempunyai perancangan mengambil pekerja secara maya :-

• Mengenalpasti jawatan yang diperlukan -ini termasuklan bilangan jawatan yang hendak ditawarkan dan kelayakan yang diperlukan.
• Menyediakan deskripsi tugas ciri-ciri spesifikasi yang diperlukan.
• Menyediakan iklan bagi jawatan kosong tersebut seperti di suratt khabar.
• Mengenalpasti dan menyenarai pendekkan (short-listing) calon-calon yang berkelayakan
• Mengaturkan temuduga untuk calon-calon yang telah disenaraikan.
• Menjalankan proses temuduga
• Membuat keputusan.

     Selain itu, proses pengambilan pekerja secara maya  boleh dikategorikan kepada dua sumber iaitu faktor dalaman dan luaran. Rajah di bawah menerangkan faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan pekerja secara maya:- 

      Kesimpulannya, proses pengambilan pekerja secara maya ada kebaikan dan keburukannya. Salah satu kebaikannya adalah menjimatkan masa, tenaga dan mengurangkan kos percetakan borang permohonan. Manakala, keburukannya, akan wujudnya penipuan dari orang-orang tertentu berkaitan latar belakang mereka dan tidak serius dengan sesuatu pekerjaan itu.

Rujukan :- 

1. Arthur Anderson & Co. (1991). Professional Services in Malaysia;Kuala Lumpur, Malaysia : Arthur& Co.
2. Asma Abdullah (1992). The influence of ethnic values on management practices in Malaysia; Malaysia Management Review, 27 (1), pg 3-18
3. Hayati Talib (1992); Aplikasi Teknologi Maklumat Dalam Pengurusan Organisasi;Jurnal Artikel dan Kajian (UTM)

            

PENGENALAN KEPADA TEKNOLOGI MAKLUMAT (IT) DALAM ORGANISASI

      Malaysia dan negara-negara lain di dunia kini telah dan sedang memasuki era baru iaitu Era Maklumat. Sejak beberapa tahun ini, negara telah memperlihatkan perkembangan yang pesat di dalam bidang teknologi maklumat. Salah satu punca perkembangan ini adalah disebabkan oleh peningkatan keupayaan komputer serta kemajuan pesat di dalam bidang teknologi maklumat.

     Dalam konteks ini, Malaysia juga tidak ketinggalan dalam perlumbaan untuk membangunkan teknologi maklumat. Bagi mencapai hasrat tersebut, Malaysia telah menetapkan komitmen yang serius terhadap Projek Koridor Raya Multimedia (MSC) dan penubuhan Majlis Teknologi Maklumat Negara (NITC).(Ahmad Kamarulzaman,1997)

     Penggunaan teknologi maklumat di dalam pengurusan organisasi pada masa kini adalah penggunaan sistem kod berpalang. Sistem ini dan teknologi komputer banyak diaplikasikan oleh setiap perniagaan terutamanya di sektor pengurusan perniagaan peruncitan. Keadaan ini dapat membantu dan meningkatkan kecekapan pengurusan dalam aspek menguruskan inventori perniagaan. Pengurusan organisasi menjadi lebih mudah kerana dapat mengurangkan kos dan kadar kesilapan ketika pengiraan dari pengimbangan stok.

    Selain itu, penggunaan teknologi maklumat dapat membantu aspek pemasaran bagi sesebuah organisasi perniagaan. Pada ketika ini, teknologi maklumat iaitu internet digunakan sebagai media pengiklanan untuk menyebarkan maklumat-maklumat terkini berkaitan organsisi seperti jawatan kosong kerana lebih praktikal berbanding menggunakan media elektrik dan media cetak.

    Teknologi maklumat telah membawa perubahan yang lain terhadap organisasi, antaranya adalah kaedah pengambilan pekerja yang banyak dilakukan secara "on-line" menerusi portal pencarian kerja seperti JobStreet, JobsMalaysia dan JobsCentral atau laman web organisasi. Pihak pengurusan organisasi dapat mengurangkan kos percetakan borang permohonan dan kos pengeposan kerana aktiviti penstafan dapat dilakukan secara maya.

    Kesimpulannya, sesebuah organsisasi dapat menggunakan teknologi maklumat secara optimum untuk menikmati faedah-faedah yang telah ada. Setiap aspek pengurusan organisasi akan menjadi lebih mudah dan efisien berbanding sebelum penglibatan teknologi maklumat. Kini, kebanyakan aspek pengurusan telah diletakkan huruf "e" sebelum perkataan yang bermaksud elektronik seperti e-commerce, e-business dan e-mail.

Rujukan : 

1. O'Brien J.A ; Introduction to Information System, Eighth Edition,ISBN  0-256-20937-5 

2. Sloan Career Cornerstone Center (2008). Information Systems. Alfred P.Sloan
3. Syed Mohamed Syed Hussin; Peranan dan Tanggungjawab Pengurus Komputer : Pembentukan imej dan Penampilan Diri; http://perjasa.org.my/
4. Memantapkan Daya Saing dalam Pengurusan Era Globalisasi; http://www.el.net.my/

INI CERITA SAYA...

Assalamualaikum....

       “Winners never quit,quitters never win”. Saya sentiasa berpegang pada falsafah ini untuk setiap perkara yang saya lakukan pada setiap hari kerana orang yang cepat berputus asa pasti tidak akan menemui kemenangan di kemudian hari. Saya perlu bekerja keras untuk mencapai apa yang saya hajati. Berusaha keras ke arah kejayaan akan senantiasa menjadi objektif dan matlamat hidup saya sekarang dan selam-lamanya.Itulah pemilik nama Hamizah binti Mohd. Tanggal 10 Jun1 987, ianya merupakan hari paling bahagia dalam keluarga saya kerana pada tarikh itulah saya telah dilahirkan oleh emak saya,Junah binti Rahmat di Hospital Seremban, Negeri Sembilan dan disambut oleh ayah saya, Mohd bin Dolah. Saya merupakan anak ketiga daripada lima orang adik beradik. Sekarang, kami menetap di Taman Keramat, Kuala Lumpur. 

     

          Keluarga saya bukanlah dari kalangan orang berada, tetapi kami senantiasa gembira dan bersyukur dengan kehidupan kami sekarang dan hidup dalam kesederhanaaN.Ayah saya merupakan seorang pegawai kerajaan, manakala emak merupakan seorang suri rumah sepenuh masa. Disebabkan itulah, saya tidak pernah tinggal berjauhan dengan ayah dan emak. 

  

       Pendidikan awal saya bermula di Sekolah Kebangsaan Jalan Gurney Satu dan seterusnya peringkat menengah di  Sekolah Menengah Kebangsaan Padang Tembak, Kuala Lumpur. Selepas tamat SPM, saya telah menyambung pengajian di peringkat Diploma di sebuah kolej swasta iaitu Kolej Islam Antarabangsa dalam jurusan Pentadbiran Perniagaan. Saya sangat sedih kerana permohonan saya untuk mnyambung pelajaran di Institut Pengajian Awam tidak berjaya.

      Sekarang, saya sudah bekerja sebagai Pembantu Tadbir Operasi di Biro Pengawalan Farmaseutikal Kebangsaan, Petaling Jaya, Selangor. Saya telah bekerja selama hampir tiga tahun di jabatan ini.

     

      Pada masa yang sama, saya juga merupakan seorang pelajar separuh masa di peringkat Ijazah Sarjana Muda Pengurusan Sumber Manusia di Universiti Teknologi Malaysia, Kuala Lumpur. Untuk perancangan masa hadapan, saya berhasrat untuk menjadi pensyarah kerana saya suka berkongsi maklumat dan berjumpa dengan orang ramai. Harapan saya, semoga saya dapat menghabiskan pengajian saya di peringkat ijazah dan senantiasa yakin dengan kebolehan diri sendiri yang mana saya mampu mencapai setiap matlamat hidup saya dengan keizinan dari Allah SWT.Amin.

Kata-Kata Motivasi:-
Serahkan hatimu pada Allah SWT, nescaya Allah akan memberi pilihan yang terbaik buatmu.